Konaklama sektörü son derece karmaşıktır. Aynı zamanda tehlikelidir! İşletme danışmanı Bernd Reutemann, otellerde potansiyel maliyet tuzaklarının nerelerde saklandığını ve maliyetlerin nasıl kontrol altında tutulacağını açıklıyor. İlk bölümde, kat hizmetleri ve muhasebe hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Bernd Reutemann'ın katkılarıyla
Oteller giderek büyüyor; görevler ve iş akışları giderek daha karmaşık bir hal alıyor: Bu da daha fazla evrak işi, daha fazla stres ve harcama anlamına geliyor. Tüm bu karmaşanın içinde sakin kalabilen kaç otelciden söz edebiliriz? Bernd Reutemann bunlardan birisi. Geçmişte otel sahibi olarak edindiği tecrübeyle otelcilik konusunda son derece bilgi sahibi. Bugün ise firmalara danışmanlık hizmeti sunarak onları geleceğe hazırlıyor. MEIKO blogu için de 13 farklı maliyet tuzağını anlatıyor. 1. bölümde kat hizmetleri ve muhasebe için önerdiği yedi ipucu var.
Hakkında: Aşçılık eğitimi alan Bernd Reutemann, işletme diploması sahibi ve yönetim danışmanlığı alanında birçok ödüle layık görülmüş bir uzman. Kız kardeşi Gerda Reutemann ile birlikte, 15 yıl boyunca Markdorf'taki (Bodenseekreis) Bischofschloss Mindness® Hotel'in işletmeciliğini yapmış. İki kardeş, şimdi Hogahelden danışmanlık firmasını yönetiyor ve konaklama ve gastronomi sektöründe faaliyet gösteren firmalara danışmanlık yapıyorlar.
Bernd Reutamann, işini gerçekten seviyor. Bu da başarıyı kaçınılmaz kılıyor: 2008'de Baden-Württemberg Yılın Hizmet Sağlayıcısı, 2012'de Yılın Konferans Oteli İşletmecisi ve 2014'de Almanya'nın En İyi 100 Eğitmeni ödüllerine layık görülmüş. Bilgi birikimi ve deneyimleri ile çok sayıda firmanın faydalandığı bir profesyonel.
KAT HIZMETLERI VE MUHASEBE
1. Çarşaflar ve havlular: 80 yataklı bir otelde her yıl yaklaşık 42.000 kilogram kirli çamaşır oluşur. Bunların yıkanması gerekir. Sadece 200 gram ağırlığında bir çamaşır daha eklendiğinde, yıkama başına 0,20 Euro maliyet artışı olur, bu da yılda 8.400 Euro ek maliyet demektir.
2. Zemin, duvar ve mobilya yüzeyleri: Tasarım bir odanın bakımı her zaman kolay olmaz. Yataklar en az üç dekoratif yastıkla süslenmiştir. Ayrıca her odada, su ısıtıcısı ve kahve makinesi bulunur. Otel işletmecileri, misafirler için düşünülmüş bu küçük ayrıntıların temizlik yükünü ne denli arttırdığını göz ardı ederler. Temizlik personeli için bu, oda başına üç dakika daha fazla zaman harcamak anlamına gelir.
3. Tadilat veya yeniden inşa: Planlama esnasında oteldeki kat hizmetleri sorumlusunun da sürece dahil edilmesi gerekir. Günlük iş akışında iş yükünün nasıl azaltılabileceği, en iyi bu kişi tarafından saptanabilir. Buna örnek olarak bakımı kolay malzemelerin seçimi veya stratejik olarak doğru konumlandırılmış depolar sayesinde mesafelerin kısalması verilebilir.
"Hali hazırda çalışan bir tesiste bir şeyleri değiştirmek için asla geç değildir."
– Bernd Reutemann
4. Kimyasal dozaj ünitesi kullanın: Böylece maliyetleri düşürün, güvenliği arttırın. Az miktarda ürün ile her şeyi temizleyebilir ve dezenfekte edebilirsiniz. En iyi tarafı da fiyat/performans dengesidir. Sistem basit, sezgisel ve kullanımı kolaydır. Personelinizin kimyasallarla doğrudan teması olmaz, böylece kaza riski azalır. Dozaj ünitesi kullanarak hem maliyetlerinizi kontrol altına alabilir, hem de personelinizin güvenliğini arttırabilirsiniz.
SATINALMA VE MUHASEBE: "DIJITAL ÇÖZÜMLER VAKITTEN VE NAKITTEN TASARRUF SAĞLAR"
5. Dijital sipariş sistemleri, kağıt karmaşasına son verir. Sisteme kayıtlı tedarikçiler, ürün bilgileri ve sipariş koşulları ciddi miktarda zaman tasarrufu sağlar. Merkezi bir sistem üzerinden maksimum şeffaflık sağlanır.
6. Kağıt yerine dijital ve anlaşılır formlarlarla denetleme, kontrol ve muhasebe kayıtlarını yapın. Bu sayede muhasebe yükünü %80'e varan oranlarda düşürebilirsiniz!
"Dijital çözümler kullanın. Böylece zamandan ve paradan tasarruf sağlarsınız."
– Bernd Reutemann
7. Yaygın bir sorun: Dijital süreçler her alanda uygulanmıyor. Örneğin dijital olarak yapılan rezervasyonların çıktıları alınıyor, muhasebede belgeler 30 yıl öncesindeki gibi hesaplara manuel kaydediliyor, soğuk odaların sıcaklıkları kağıt listelerde tutuluyor. Ancak tüm süreçlerin bütünsel olarak ele alınması ve dijitalleştirilmesi gerekir. Hizmet zincirinde yaşanabilecek kopmalar, ancak bu sayede önlenebilir. Benzer şekilde zaman ve maliyet tasarrufu da ancak bu şekilde sağlanabilir.
Süreçlerinizi tek tek analiz edin ve gerektiği şekilde uyarlayın. Personelinizi de bu sürece dahil edin. Dijital ve teknik çözümlerle personelinizin üzerindeki iş yükünü azaltın. Bunları yaparken her zaman bütünsel bir yaklaşımla ilerleyin. Ayrıca küçük detaylara dikkat edin. Bu sayede yılda birkaç bin Euro tasarruf elde edebilirsiniz.
